Công tác tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền cơ sở. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của công dân mà còn góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, phòng ngừa khiếu kiện vượt cấp, kéo dài, giữ vững ổn định an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn. Nhằm giúp Nhân dân hiểu rõ và phối hợp hiệu quả, UBND xã Nguyễn Lương Bằng công khai quy trình tiếp nhận và xử lý đơn thư theo quy định của pháp luật.
1. Trình tự tiếp nhận đơn thư trực tiếp tại UBND xã
Khi công dân đến UBND xã để khiếu nại, tố cáo hoặc kiến nghị, phản ánh trực tiếp, việc tiếp nhận được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, công khai, minh bạch.
(1) Trước hết, nội dung trình bày của công dân được ghi chép đầy đủ vào sổ tiếp công dân. Các thông tin cơ bản gồm: số thứ tự, ngày tiếp, họ tên, địa chỉ người đến, nội dung sự việc, quá trình xem xét, giải quyết của cơ quan có thẩm quyền (nếu có) và yêu cầu cụ thể của công dân. Việc ghi chép đầy đủ, chính xác là cơ sở quan trọng để theo dõi, xử lý và trả lời sau này.
(2) Đối với trường hợp công dân chưa có đơn, người làm công tác tiếp công dân sẽ hướng dẫn công dân viết đơn theo đúng quy định hoặc ghi lại nội dung trình bày bằng văn bản, sau đó yêu cầu công dân ký tên hoặc điểm chỉ để xác nhận nội dung đã trình bày. Cách làm này vừa bảo đảm quyền lợi của công dân, vừa bảo đảm tính pháp lý của hồ sơ tiếp nhận.
(3) Trong trường hợp nội dung trình bày chưa rõ ràng, chưa đầy đủ, người tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn công dân trình bày bổ sung, làm rõ các tình tiết liên quan hoặc cung cấp thêm tài liệu, chứng cứ (nếu có). Việc này nhằm tránh tình trạng đơn thư chung chung, khó xác minh, kéo dài thời gian giải quyết.
(4) Đặc biệt, đối với đơn có nhiều nội dung khác nhau, như vừa khiếu nại, vừa tố cáo, vừa kiến nghị, phản ánh, người tiếp công dân sẽ hướng dẫn công dân tách riêng từng nội dung thành các đơn độc lập để gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền. Đây là bước quan trọng giúp việc xử lý đúng quy định, không nhầm lẫn thẩm quyền, hạn chế việc chuyển đơn nhiều lần.
2. Xử lý ban đầu sau khi tiếp nhận đơn thư
Sau khi tiếp nhận, đơn thư của công dân được UBND xã xử lý theo quy định về thời hạn và trình tự.
(1) Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thực hiện việc vào sổ, phân loại đơn và kiểm tra các điều kiện thụ lý. Đối với những vụ việc phức tạp, cần xác minh thêm địa điểm, thông tin liên quan, thời hạn xử lý ban đầu có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
(2) Trên cơ sở phân loại, UBND xã tiến hành kiểm tra, xác minh thông tin về người viết đơn, nội dung đơn và các điều kiện thụ lý theo quy định của pháp luật. Việc xác minh ban đầu nhằm bảo đảm đơn thư được xem xét đúng đối tượng, đúng bản chất vụ việc.
(3) Sau khi xem xét, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định thụ lý đối với những đơn đủ điều kiện. Trường hợp đơn không đủ điều kiện thụ lý, UBND xã sẽ không thụ lý và thông báo rõ lý do bằng văn bản để công dân biết, tránh tâm lý băn khoăn, thắc mắc.
(5) Đối với đơn không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, trong thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết và đồng thời thông báo cho người gửi đơn biết. Việc chuyển đơn được thực hiện đúng trình tự, không để tồn đọng, bảo đảm quyền lợi của công dân.
3. Ý nghĩa của việc thực hiện đúng quy trình
Việc tiếp nhận và xử lý đơn thư theo đúng quy trình giúp công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo tại cơ sở được thực hiện kịp thời, đúng pháp luật, khách quan, hạn chế phát sinh khiếu kiện phức tạp, kéo dài. Đồng thời, đây cũng là giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả công tác tiếp công dân, xây dựng chính quyền xã Nguyễn Lương Bằng gần dân, lắng nghe dân, phục vụ Nhân dân.
UBND xã Nguyễn Lương Bằng mong muốn người dân chủ động tìm hiểu quy trình, phối hợp chặt chẽ với chính quyền trong quá trình giải quyết đơn thư, góp phần xây dựng địa phương ổn định, phát triển bền vững.
✍️ Biên tập: Trương Văn Đô, Chuyên viên Văn phòng HĐND và UBND xã Nguyễn Lương Bằng.